Puntos clave
- Nombra las apps y cuentas aprobadas y di cuáles no se usan para trabajar.
- Enumera lo que no va en el chat: contraseñas, datos de pago, datos personales sensibles.
- Informa sin rodeos qué conversaciones puede auditar la empresa y cuáles son privadas.
- Cubre el registro: cuánto tiempo se conservan los chats y quién puede exportarlos.
- Pide a tu asesor legal que revise la versión final para tu país.
Muchas empresas tienen una política de correo y ninguna de chat, aunque hoy se decide más operación por chat que por correo. El hueco aparece en el peor momento: alguien comparte en un grupo la foto del documento de identidad de un cliente, un gerente revisa un chat que nadie sabía que podía revisarse o una disputa depende de mensajes que solo están en el teléfono de un exempleado. Una política de mensajería evita casi todo eso. Esto es lo que debe incluir.
Para qué sirve una política de uso de mensajería
Una política de uso de mensajería da al personal reglas claras y a la empresa una posición defendible. Responde por adelantado las preguntas que, sin ella, acaban respondiéndose en plena disputa: qué app, qué está permitido, quién puede ver qué.
También reduce el shadow IT. Cuando nadie sabe qué herramienta usar, cada área elige la suya. La guía sobre shadow IT en la mensajería explica cómo nacen los grupos no oficiales y cómo recuperarlos sin castigar a nadie.
Herramientas y cuentas aprobadas
Empieza por la regla más simple: qué herramientas están aprobadas para el chat de trabajo y con qué cuentas.
- Mensajería aprobada. Dila por su nombre. Si permites herramientas distintas según el uso (por ejemplo correo con clientes y chat para la operación), acláralo.
- Cuentas. Las conversaciones de trabajo se hacen con la cuenta que la persona registró para el trabajo, nunca con un acceso compartido.
- Teléfonos personales. Si el personal usa su propio teléfono, remite a tu política BYOD para la mensajería.
- No aprobadas. Grupos personales de WhatsApp o Telegram, mensajes directos en redes sociales y apps desconocidas para cualquier asunto de trabajo.
Qué se puede compartir y qué no
Sé concreto. Las reglas vagas (“comparte con responsabilidad”) nadie las aplica. Una lista práctica:
| Se puede en el chat de trabajo | No se puede en el chat de trabajo |
|---|---|
| Novedades operativas, horarios, datos del trabajo | Contraseñas, claves de sistemas, números de tarjeta |
| Fotos necesarias para la tarea | Fotos de documentos de identidad salvo que se exijan y estén aprobadas |
| Nombres de clientes cuando la tarea lo requiere | Información de salud u otros datos sensibles salvo que un proceso lo pida |
| Archivos necesarios para trabajar | Documentos confidenciales a personas ajenas al equipo |
Añade también reglas de conducta: nada de acoso ni contenido discriminatorio, respeto por el tiempo fuera de turno y uso de mensajes directos para los temas entre dos personas.
Las empresas de sectores regulados, como los despachos de abogados o los contratistas del gobierno, suelen necesitar listas más estrictas ligadas a sus propias obligaciones.
Supervisión y aviso de auditoría
Es el apartado que más políticas hacen mal, porque no dicen nada o porque dan a entender que la empresa lo ve todo. Escribe con exactitud:
- Qué conversaciones puede revisar la empresa (por ejemplo, las de los grupos de trabajo).
- Cuáles no (por ejemplo, los mensajes directos privados entre empleados).
- Quién puede revisarlas (roles concretos, no “la dirección”).
- Para qué (operación, investigaciones, obligaciones legales).
- Si las revisiones quedan registradas. Un registro de auditoría anota quién accedió a qué y cuándo.
El enfoque de confianza cero encaja aquí: da permisos de revisión al menor número posible de roles. Para las normas de protección de datos que puedan aplicarte, mira las consideraciones del RGPD para la mensajería en el trabajo.
Registro y conservación
La política debe decir cuánto tiempo se guardan los chats y cómo se exportan cuando hace falta. Si partes de cero, la guía de conservación de datos del chat te acompaña paso a paso, y las entradas del glosario sobre conservación de datos y residencia de datos explican los términos.
Sé exacto con lo que hace tu herramienta. Hoy C Chat no ofrece ajustes configurables de conservación ni opciones de residencia de datos, así que una regla de conservación puede requerir exportaciones y procedimientos internos del equipo.
Esquema de plantilla
- Objetivo y alcance: a quién y a qué herramientas aplica
- Herramientas y cuentas aprobadas
- Uso aceptable: qué compartir y qué no
- Conducta: respeto, tiempo fuera de turno, grupos frente a mensajes directos
- Supervisión: qué se puede revisar, quién, para qué y que queda registrado
- Registro: cuánto tiempo y cómo se exporta
- Altas y bajas: invitaciones, invitados, retiro de accesos
- Cómo reportar problemas: a quién avisar por teléfonos perdidos, mensajes sospechosos o abusos
- Aceptación: firma y fecha
Pide a tu asesor legal que revise el texto final para tu país y tu sector.
Cómo te ayuda C Chat
Con C Chat es fácil escribir con honestidad el apartado de supervisión. Usa cifrado auditable: TLS en tránsito y AES-256 en reposo con llaves propias de cada organización; los propietarios y administradores del equipo pueden auditar y exportar las conversaciones de grupo, y los mensajes directos entre personas son privados. La propia plataforma C Chat solo accede al contenido para moderar mensajes reportados o por requerimientos legales, y ese acceso queda registrado. Tienes el detalle en el resumen de seguridad.
Cómo empezar
Redacta la política a partir del esquema, configura tu equipo para que coincida con ella (grupos, administradores, invitados) y comparte ambas cosas el mismo día. Crea tu equipo en getcchat.com/c; es gratis por ahora dentro de los límites de la página de precios.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una política de mensajería en el trabajo?
Es un conjunto de reglas por escrito sobre cómo el personal usa las apps de chat para trabajar: qué herramientas están aprobadas, qué se puede compartir, cómo comportarse, qué puede revisar la empresa y cómo se conserva el registro. Suele formar parte del reglamento interno o de la política de uso aceptable de TI.
¿Tengo que avisar al personal de que los chats de trabajo se pueden revisar?
En muchos países la transparencia sobre la supervisión en el trabajo es una exigencia legal, y en todos es una buena práctica. Indica con claridad qué conversaciones pueden revisarse, quién lo hace y por qué. Confirma los requisitos concretos con tu asesor legal.
¿La política puede prohibir las apps personales para el trabajo?
Sí. Muchas políticas establecen que los grupos de trabajo deben estar en la herramienta aprobada y que las apps personales no se usan para conversaciones de trabajo. La prohibición funciona mejor si la herramienta aprobada es fácil de usar y se explica el motivo.
¿Cada cuánto hay que actualizar la política?
Revísala cuando cambies de herramienta, entres en un país o sector con reglas distintas o cuando un incidente muestre un hueco. Una revisión anual es razonable para la mayoría de las pymes.