Puntos clave
- El invitado entra a un grupo por invitación; el miembro pertenece al equipo y puede estar en varios grupos.
- Crea un grupo específico por contratista o cliente en lugar de sumarlo a tus grupos internos.
- Elige el canal que llega directo a la persona: WhatsApp, SMS, correo, enlace o código QR.
- Trata los enlaces de invitación como llaves: envíalos a quien corresponde, no los publiques.
- Quita a los invitados en cuanto cierra el trabajo; el historial se queda en tu equipo.
Casi ninguna operación funciona solo con personal propio: subcontratistas en la obra, una cuadrilla de limpieza en el edificio de un cliente, el técnico de mantenimiento, el cliente que quiere estar al tanto. Necesitan hablar rápido con tu gente, pero no tienen por qué ver dudas de nómina, quejas internas ni lo que pasa en el sitio de otro cliente. La solución no es dejarlos fuera del chat, sino darles una puerta más pequeña.
Por qué importa el acceso de invitados
Cuando metes a personas externas en los mismos grupos que usa tu personal, la información se escapa sin mala intención. Un supervisor comenta el presupuesto de un cliente, un guardia publica el código de acceso de otro sitio, o un subcontratista que se fue en marzo sigue leyendo novedades en noviembre. No es un ataque informático: es un problema de diseño.
La solución sigue el principio de mínimo privilegio: cada persona recibe el acceso mínimo para hacer su trabajo y lo pierde cuando el trabajo termina.
Invitado o miembro
C Chat separa bien los dos papeles. Si quieres el concepto general, mira qué es un usuario invitado.
| Miembro del equipo | Invitado | |
|---|---|---|
| Quién | Empleados y personal fijo | Contratistas, limpieza, clientes, proveedores |
| Entra a | El equipo (espacio de trabajo) | Un grupo, por invitación |
| Ve | Los grupos en los que lo añaden | Solo el grupo al que lo invitaron |
| Salida | Se le quita del equipo | Se le quita del grupo |
Una prueba sencilla: si a esa persona no le darías un correo de la empresa ni una credencial, probablemente es un invitado. La función en sí la explicamos en acceso de invitados para contratistas y clientes.
Qué canal de invitación usar
En C Chat puedes invitar por enlace, código QR, WhatsApp, SMS o correo. Usa el que llegue directo a la persona correcta.
- WhatsApp o SMS va bien con contratistas de campo que viven pegados al teléfono: la invitación llega a un chat que ya revisan.
- Correo encaja con clientes y proveedores de oficina, y deja constancia escrita de a quién invitaste y cuándo.
- Código QR sirve en persona, por ejemplo en la inducción de obra cuando entra una cuadrilla completa. Muéstralo en pantalla y retíralo al terminar.
- Enlace de invitación es flexible, pero trátalo como una llave. Mándalo a la persona, no a un chat público ni a un cartel impreso.
El invitado se registra con su número de teléfono o su correo y un código de un solo uso, así que no hay contraseñas que compartir. Cada canal se detalla en invitar por enlace o código QR.
Diseña el grupo con el mínimo acceso
Antes de mandar la primera invitación, piensa el grupo.
- Un grupo por trabajo y por público. Obra Riberas – Eléctrico es mejor que meter al electricista en Obra Riberas – Equipo base.
- Solo el personal que coordina. Añade al jefe de obra y a quien aprueba trabajos, no a toda la cuadrilla.
- Fija el alcance. Un mensaje fijado dice para qué es el grupo, el horario de trabajo y a quién llamar si hay algo urgente.
- Lo interno, fuera. Precios, personal y desempeño se hablan en el grupo interno.
- Un administrador de tu empresa. Una persona es dueña del grupo de invitados y responde por sacar a la gente.
Es el patrón habitual en la coordinación de subcontratistas en obra y en las cuadrillas de limpieza en sitios del cliente, donde varias empresas externas comparten un mismo lugar.
Saca a los invitados cuando termina el trabajo
El acceso debe terminar con el trabajo, no meses después. Pon la salida del invitado en la misma lista que la factura final.
- Quita al invitado del grupo el último día del encargo.
- Publica una nota de cierre (Trabajo cerrado el [fecha], para garantías contacta a [nombre]) y fíjala.
- Si el contratista vuelve con frecuencia, invítalo de nuevo cuando empiece el siguiente trabajo en vez de dejarlo dentro.
- Revisa los grupos de invitados una vez al mes y quita a quien no tenga un trabajo activo.
Como la conversación queda en el equipo, conservas fotos, aprobaciones y fechas aunque el invitado ya no esté.
Cómo te ayuda C Chat
C Chat está pensado para grupos mixtos de personal propio y externo. Los invitados entran a un grupo por invitación sin formar parte de tu equipo. Los mensajes viajan protegidos con TLS y se guardan cifrados con AES-256, con llaves propias de tu organización. Los propietarios y administradores del equipo pueden auditar y exportar las conversaciones de grupo, incluidos los grupos con invitados, mientras que los mensajes directos entre personas siguen siendo privados.
Más ideas en coordinar contratistas en un chat seguro y en la coordinación de proveedores en instalaciones.
Cómo empezar
Elige un trabajo activo con un contratista o cliente, crea su grupo de invitados en getcchat.com/c, fija el alcance y manda la invitación por el canal que esa persona ya usa. Cuando tu personal esté dentro, los pasos de cómo incorporar a tu equipo te ayudan a repetir el mismo patrón en cada sede.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre un invitado y un miembro del equipo?
El miembro pertenece al espacio de trabajo de tu empresa y se le puede añadir a cualquier grupo. El invitado entra a un grupo específico por invitación; suele ser un contratista, alguien de limpieza o un cliente. Usa el acceso de invitado siempre que la persona no forme parte de tu plantilla.
Si invito a un contratista, ¿puede ver nuestros otros grupos?
No si lo invitas como invitado a un solo grupo: participa en el grupo al que lo invitaron. El riesgo aparece cuando se añade a gente de fuera como miembro completo o dentro de grupos internos, por eso conviene un grupo de invitados por cada trabajo.
¿Es seguro mandar el enlace de invitación por WhatsApp?
Sí, si lo envías directamente a la persona que quieres invitar. No lo publiques en chats grandes o abiertos, porque cualquiera que lo tenga podría intentar usarlo. Si el enlace circuló de más, avisa a un administrador para que revise quién entró al grupo.
¿Qué hago cuando el contratista termina su trabajo?
Sácalo del grupo el día del cierre, publica una nota breve de cierre y fíjala. El historial de la conversación sigue dentro de tu equipo, así que podrás buscar o exportar fotos y aprobaciones si más adelante hay un reclamo sobre el trabajo.